苏州市三元第三小学校 档案分类整理方案
2018年修订
为提高档案管理水平，促进本单位档案管理规范化、科学化、标准化，更好地为本单位各项工作服务，根据《归档文件整理规则》，《科学技术档案案卷构成的一般要求》，《会计档案管理办法》，《照片档案管理规范》结合工作实际，对本单位形成的各种门类文件和载体的档案进行集中统一管理，并按照其内容和载体的不同，制定分类方案如下：
一、 分类原则
以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类，保持文件之间的有机联系，便于档案的科学管理和利用。
二、全宗内档案门类
本单位所有门类、载体档案，共有文书档案、教育教学档案、会计档案、照片档案、光盘档案、实物档案、基建档案、学籍档案、业务考绩档案、科研档案共10大类。
三、全宗内各门类档案的分类、编号
（一）文书档案
1.1992~2004年，按保管期限—年度分类组卷，每个保管期限内案卷号混年度编写大流水号。保管期限为：永久（目录号1）、长期（目录号2）、短期（目录号3）。
文书档案档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
例：
SYSX — 01 —0001
案卷号
目录号（永久）
全宗号
案卷标签采用以下式样：
全宗号 |
 SYSX
|
目录号 |
1 |
年 度 |
1949 |
卷 号 |
1 |
档案盒盒脊：
全宗号 |
SYSX |
目录号 |
1 |
年 度 |
2009 |
起始卷号 |
1 5 |
2.2005-2012年，采用保管期限—年度分类法，按归档文件整理规则，以件为单位整理。2000-2006年文书保管期限为：永久、长期、短期 , 2007年开始，保管期限为：永久、30年、10年.
文件件号编制为：按照保管期限—年度分别编制流水号。
3.归档章的使用：
在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章，文件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。填写编号项目的字迹材料应耐久。归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、机构、保管期限、馆编件号、总页数（见图）。
全宗号 |
年度 |
室编件号 |
|
机构 |
保管期限 |
馆编件号 |
总页数 |
①全宗号：SYSX是本单位名称的拼音字母代替。暂时无由档案馆给各立档单位编制的代号，（以下各门类的全宗号填写都按此规定）
②年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如2013年表示为“2013”，不能简化为“13”。
③室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从"１"开始逐件编号，不同类目不能混合编号。
④保管期限：归档文件保管期限统一为“永久”、“30年”、“10年”标识。
⑤机构：用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称
⑥馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。
⑦总页数：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档的，应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。
4.档案盒盒脊：在盒脊设置的项目有：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。全宗号用红色耐久材料盖章，其余用黑色耐久材料盖章，其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写，平时用铅笔填写，脊背上的字体是仿宋4号
全 宗 号 SYSX |
年 度 2013 |
保 管 期 限 永 久 |
机构(问题) |
起 止 件 号 |
1 24 |
|
盒 号 |
例：(下图)
5.卷盒排列方法：
以件为单位整理的档案按保管期限—年度顺序排列。
（二）教育教学档案
1.1992~2007年，按保管期限—年度分类组卷，每个保管期限内案卷号混年度编写大流水号。保管期限为：永久（目录号4）、长期（目录号5）、短期（目录号6）。
教育教学档案档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
例：
C80 — 04 —0001
案卷号
目录号（永久）
全宗号
案卷标签采用以下式样：
全宗号 |
SYSX |
目录号 |
4 |
年 度 |
2002 |
卷 号 |
1 |
2. 2008年度开始至今，按保管期限—年度分类组卷，每个年度内案卷号编写小流水号。保管期限为：永久（目录号4）、长期（目录号5）、短期（目录号6）。
教育教学档案档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
例：
2009 — 006 —0001
案卷号
目录号（短期）
全宗号
档案盒盒脊：
全宗号 |
|
目录号 |
6 |
年 度 |
2009 |
起始卷号 |
1 5 |
特别说明 ：
（1）2004年教学档案短期006 已达到最大编目数999，我校使用目录号012(也达到999卷).013作为临时短期替目录号。2008年以年度小流水，遂恢复短期目录号006。
（2）按照省教育厅、省档案局苏教规[2017]5号《江苏省中小学校档案管理暂行办法》的通知，从2018年度起，科研档案独立于教育教学档案之外。
（三）会计档案（目录号7）
按会计档案管理办法规定，以卷为保管单位。
采用核算单位——年度——形式（名称）分类。核算单位按顺序从1开始编制流水号，每个核算单位对应一个目录号。
案卷号编制方法：同一核算单位下按照凭证、帐簿、财务报表、其他顺序排列编年度小流水号。
会计凭证装盒，财务报告和其他类用硬卷皮装订，会计账薄不另加装具，加贴规定的封面。
会计档案档号编制方法：全宗号—目录号—年度—案卷号。
例：
SYSX— 07—2013—0001 案卷号
年度
目录号
全宗号
标签式样如下：
 全宗号
|
|
全宗号 |
SYSX |
SYSX |
核算单位代号 |
核算单位代号 |
1 |
1 |
目录号 |
 目录号
|
7 |
7 |
案卷号 |
案卷号 |
1 |
15 |
年度 |
年 度 |
2013 |
2013 |
凭证号 |
保管期限 |
1-32 |
永久 |
蓝色标签代表定期保管期限，红色标签代表永久保管期限，全宗号、目录号用红色耐久字迹，其余用黑色耐久字迹。
背脊标签粘贴方法：离底边2公分处粘贴。
特别说明 ：
（1）从2018年度起，会计档案的保管期限有所变化，从15年/25年按归档范围变更为永久、30年、10年。（见会计档案归档范围及保管期限表）
（四）照片档案（目录号8）
按年度分类并组成案卷，以张为单位，按拍摄时间先后顺序排列，编写卷内照片小流水号。每一本照片册为一个案卷号，混年度编写案卷大流水号，并编制案卷目录。案卷封面不填写内容，背脊采用标签。红色四线格标签。保管期限为永久。
照片档案档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
例：
SYSX— 008— 0012
案卷号
目录号（照片档案）
全宗号
标签：式样如下。
、声像
背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。
照片的整理：
题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由、背景、摄影者六要素尽可能齐全。
（五）光盘档案（目录号9）
光盘类档案以张为保管单位，每一张为一卷，按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按照混年编大流水号。保管期限为永久。
档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
例：
SYSX — 09 —0012
案卷号
目录号（光盘档案）
全宗号
标签：红色四线格标签。背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。
（六）实物档案（目录号10）
实物类档案以件为保管单位，每一件为一卷，按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按混年编大流水号。保管期限为永久
档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
例：
SYSX — 10 —0002
案卷号
目录号
本单位全宗号
（实物档案）
标签：红色四线格标签。标签在实物背面离底边左边(或者右边)3公分处粘贴。(上下左右各单位自已统一)
（七）基建档案：（ 011——J)
基建档案按建设工程项目分类组卷。
档号编制方法：全宗号—分类号(项目代号)—案卷号。
分类号一级类目采用代号J（基建）表示，二级类目为建设项目顺序号，采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“▪”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。案卷号在最低一级类目下编流水号。
例：
SYSX — J·1— 0003
案卷号（建设项目内序号）
分类号（J：基建档案；1：建设项目代号）
本单位全宗号
标签：红色四线格标签。在科技档案盒档号位置粘贴。在档号上面盖期限图章。式样如下。
（八）学籍档案（目录号12、13）
1.2018年度起独立于教育教学档案外。
2.档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
例：
2018— 012 —001
案卷号
目录号（永久）
全宗号
档案盒盒脊：
全宗号 |
|
目录号 |
12 |
年 度 |
2018 |
起始卷号 |
1 2 |
（九）业务考绩档案：（目录号14）
业务考绩档案按人员分类组卷。
档号编制方法：案卷顺序号—姓名。
（十）科研档案：（目录号15、16）
1.2018年度起独立于教育教学档案外。
2.档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。
例：
2018— 016 —001
案卷号
目录号（30年）
全宗号
档案盒盒脊：
全宗号 |
|
目录号 |
15 |
年 度 |
2018 |
起始卷号 |
1 2 |
四、编号及排架方式
全宗内文书档案的案卷按保管期限—年度以卷为单位一个流水号，2003年以后按的归档文件编号按保管期限—年度一个流水号。不同的保管期限分别从左到右、从上到下依次排架。永久卷目录号为01，长期卷目录号为02，短期卷目录号为03。2013年后永久卷目录号为01，30年卷目录号为02，10年卷目录号为03。
教育教学档案的案卷按保管期限—年度以卷为单位一个流水号，不同保管期限分别从左到右、从上到下依次排架。永久卷目录号为04，长期卷目录号为05，短期卷目录号为06。2013年后永久卷目录号为04，30年卷目录号为05，10年卷目录号为06。
会计档案一个年度一个流水号，此类档案排于教育教学档案之后，以年度为单位从左到右、从上到下依次排架，目录号07。
学籍档案从2018年以后案卷按保管期限—年度以卷为单位一个流水号，不同保管期限分别从左到右、从上到下依次排架。永久卷目录号为12，30年卷目录号为13。
科研档案从2018年以后案卷按保管期限—年度以卷为单位一个流水号，不同保管期限分别从左到右、从上到下依次排架。永久卷目录号为15，30年卷目录号为16。
照片档案、光盘档案、实物档案、基建档案、、均以归档时间先后为序，混年度编写流水号，业务考绩档案按教师调入学校先后顺序编号。
五、年度划分说明
由于学校工作的特殊性，每年度的文书档案材料归档按本年度2月至次年1月（其中有关学校、教师、学生的荣誉则按自然年度归档），教育教学档案材料的归档为本年度的8月至次年的7月划分（其中涉及学籍的问题，采用毕业时的年度，即按学年度的学期归档）。
